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【 企業法務 】 株式総会リハーサル・・・下準備が大切です♪

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 こんにちは♪
 本日は,毎年恒例のこのシーズンの会社行事について綴ってみたいと思います。

 このシーズン,各企業様の法務部,総務部,財務部,渉外部などの皆様は,季節恒例のお忙しい作業に追われていらっしゃるのではないでしょうか。

 我が国では,3月決算の企業が多いですから,6月に株主総会を迎える企業が多くなります。
 (注:商慣例により,決算日を基準日-株主名簿に記載されている株主に配当金などの権利の行使が認められる、基準となる日-としており,この基準日の有効期限が3箇月以内であることから,3月決算日(基準日)⇒6月株主総会,となります。)

 私も本日,弁護士として,顧問先の株主総会リハーサルに立会い,株主役として役員の方々に質問させて頂いたりしておりました。

 株主総会は,会社の実質的所有者である株主が(・・・と申しますと,あの村上ファンドの代表者の言葉を想起致しますが),会社の重要事項を決定する大切な機会ですから,運営する側は,十分な審理が行えるよう,円滑な議事進行に務めなければなりません。

 かつては,” 総会屋対策 ” 等の関係から,誠に残念ながら,
「いかに株主からの質問が出ないようにするか。」

「いかに早く進行させ終わらせるか。」が主眼になる傾向がありました。

 しかし,現在は逆に,” 株主への十分な説明責任 ”が重視されるようになり,議事進行においても,一般株主から複数の質問が出て,担当役員の方が,必要な範囲でではありますが誠実に回答する,という,株主総会の理念に立ち返る風景が多く見られるようになりました。
  会社法では,企業規模に応じ,株主総会で行うべき事項が定められておりますから,多くの会社で,議事進行に誤りがないよう,進行シナリオを作成しております(左記資料が一般的なスタイルです-秘密保持の観点から,会社が特定される部分は写しておりません)。

 また,企業にとっては,株主からの質問に対して,事実と齟齬することの無いよう,虚偽とならないよう回答しなければなりませんから,いわゆる ” 想定問答集 ”を作成していることが殆どです。

 さらに,議事進行や株主からの質問対応等において,会社法に抵触することがないよう,いざという時に助言等ができるように,弁護士が事務局に控えていることが多いです。
さらに, 昨年の株主総会同様,万一総会中に地震等が生じた場合の対処方法についても備えている企業が大半です。

このように,事前に様々な想定シナリオ,そしてリハーサルを行う株主総会ですが, 会社法が求める株主総会の本来の機能,すなわち,「株主による,会社の重要事項の意思決定」 が常に踏まえられることが肝要となるでしょう。

本年は,震災,及び原子力損害が問題となっているさなかでございますから,電力会社等の株主総会は,相当長時間にわたることが想定されます。
しかしながら,株主の質疑応答が早々に打ち切られることなく,客観的に十分な時間・機会が割かれることが望まれるでしょう。

以上,ご参考になりましたら幸いです<(_ _)>。  

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